Casus Een informatiepakket voor de raad

Situatie

Een actiegroep stuurde een informatiepakket over windenergie naar de gemeenteraad. De griffie zette het stuk op de lijst van ingekomen stukken. Voor de griffie ontstond daarmee een herkenbare vraag: welke rol heeft de griffie bij dergelijke stukken? Volstaat het om het document beschikbaar te stellen, of vraagt de aard van de informatie om enige toelichting of context?

Proceskeuze

Er is gekozen om het document onderdeel te laten worden van de informatievoorziening richting de raad. Dat past bij de neutrale positie van de griffie als doorgeefluik. Raadsleden moeten kennis kunnen nemen van informatie die vanuit de samenleving wordt aangeboden.

Tegelijkertijd is het opnemen of actief verspreiden van een document nooit helemaal waardevrij. De wijze waarop informatie wordt aangeboden, kan invloed hebben op hoe deze wordt ontvangen. Bijvoorbeeld wanneer een document wordt gepresenteerd als een onafhankelijk kennisdocument of wetenschappelijke publicatie, terwijl het afkomstig is van een organisatie of actiegroep met een specifiek belang. De vraag is of en hoe de griffie ervoor kan zorgen dat de raad de informatie in de juiste context ontvangt.

Wat betekent deze keuze voor de informatiepositie?

Raadsleden ontvangen dagelijks grote hoeveelheden informatie. Wanneer documenten zonder nadere context worden verspreid, bestaat het risico dat:

• De herkomst van de informatie onvoldoende herleidbaar is;
• Feitelijke informatie, interpretaties en standpunten door elkaar lopen;
• Raadsleden niet weten welke andere kennisbronnen beschikbaar zijn;
• Verschillende documenten moeilijk met elkaar zijn te vergelijken.

Dat betekent niet dat de informatie onjuist is. Wel kan context helpen om de informatie beter te plaatsen. Juist bij maatschappelijk gevoelige onderwerpen draagt transparantie over de herkomst en aard van informatie bij aan een zorgvuldige besluitvorming.

Signalen voor griffier en organisatoren

Denk vooraf na over de wijze van verspreiding wanneer:

• Een document afkomstig is van een belangenorganisatie of actiegroep;
• Het document veel technische of wetenschappelijke claims bevat;
• Het onderwerp politiek of maatschappelijk gevoelig is;
• Vergelijkbare informatie van andere organisaties niet wordt meegestuurd;
• Niet direct duidelijk is wat de status van het document is.

Mogelijke alternatieven

1. Neutrale begeleidende toelichting
   Voeg bij de verspreiding een korte feitelijke toelichting toe, bijvoorbeeld: "Dit document is afkomstig van [organisatie]. Het betreft informatie die door deze organisatie aan de raad is aangeboden. De inhoud is niet door de gemeente beoordeeld." Een dergelijke toelichting geeft geen inhoudelijk oordeel, maar maakt de herkomst transparant.
2. Verwijs naar aanvullende bronnen
   Wanneer een document veel technische of wetenschappelijke informatie bevat, kan de griffie verwijzen naar andere openbaar beschikbare kennisbronnen, bijvoorbeeld van kennisinstituten of andere relevante organisaties. Of een dossier over dit onderwerp opbouwen. Op deze manier wordt de informatiepositie van de raad verbreed.
3. Maak onderscheid tussen soorten informatie
   Overweeg om bij ingekomen stukken onderscheid te maken tussen: Formele adviezen; Informatie van maatschappelijke organisaties; Bewonersinitiatieven of actiegroepen; Onderzoeksrapporten; Publicaties van kennisinstituten. Zo wordt voor raadsleden duidelijker vanuit welke rol een document is opgesteld.
4. Bespreek werkafspraken vooraf
   Leg in het presidium of de agendacommissie vast hoe wordt omgegaan met informatiepakketten over maatschappelijk gevoelige onderwerpen. Denk daarbij aan vragen als: Wanneer worden stukken actief verspreid? Wanneer worden zij alleen ter inzage gelegd? Wanneer wordt een feitelijke toelichting toegevoegd? Wie besluit daarover? Vooraf gemaakte afspraken vergroten de voorspelbaarheid en voorkomen dat per dossier een nieuwe discussie ontstaat.

Wat levert dit op?

Raadsleden hebben toegang tot informatie uit de samenleving. Tegelijkertijd helpt een transparante werkwijze om duidelijk te maken van wie informatie afkomstig is, welke status deze heeft en hoe zij zich verhoudt tot andere beschikbare informatie. Dat ondersteunt een onafhankelijke afweging zonder dat de griffie een inhoudelijk oordeel geeft.

Reflectievragen

• Is voor raadsleden duidelijk wie de afzender is en vanuit welke rol de informatie is opgesteld?
• Is onderscheid gemaakt tussen feiten, analyses en standpunten?
• Is de gekozen wijze van verspreiding in overeenstemming met de gebruikelijke werkwijze van de raad?
• Zijn vooraf afspraken gemaakt over de behandeling van informatie van maatschappelijke organisaties?