Casus Een informatieavond

Situatie

In aanloop naar de besluitvorming over windenergie organiseerden enkele fracties uit de gemeenteraad, samen met betrokken inwoners, een openbare informatieavond in het buurtcentrum. Voor de bijeenkomst werden verschillende sprekers uitgenodigd die allen kritisch zijn over de ontwikkeling van windenergie en de mogelijke gezondheidseffecten daarvan. De bijeenkomst was openbaar toegankelijk en bedoeld om inwoners en raadsleden te informeren.

Proceskeuze

Er is gekozen voor een politiek georganiseerde informatiebijeenkomst. Raadsfracties zijn vrij om bijeenkomsten te organiseren, deskundigen uit te nodigen en onderwerpen onder de aandacht te brengen. Het is anders dan een interne bijeenkomst of technische sessie.

Een door politieke partijen georganiseerde bijeenkomst kan primair bedoeld zijn om een bepaald perspectief nader te belichten, om zorgen uit de samenleving of argumenten van initiatiefnemers van projecten zichtbaar te maken.

Wat betekent deze keuze voor de informatiepositie?

Wanneer een bijeenkomst vooral één perspectief belicht, kan bij deelnemers de indruk ontstaan dat zij een volledig beeld van het onderwerp hebben gekregen. Voor raadsleden is daarom belangrijk dat zij weten hoe deze bijeenkomst zich verhoudt tot andere informatie die ook beschikbaar is of nog beschikbaar komt.

Signalen voor griffier en organisatoren

Denk na over aanvullende processtappen wanneer:

• Een bijeenkomst wordt georganiseerd door één of meerdere politieke fracties;
• Alle uitgenodigde deskundigen vanuit een vergelijkbare invalshoek spreken;
• De bijeenkomst veel aandacht krijgt in de lokale media of op sociale media;
• Raadsleden de bijeenkomst als belangrijke informatiebron gaan gebruiken;
• Onduidelijk is welke andere informatie nog beschikbaar is/komt.

Mogelijke alternatieven

1. Maak de rol van de bijeenkomst expliciet
   Communiceer duidelijk dat het gaat om een initiatief van één of meer fracties en niet om een door de gemeenteraad georganiseerde technische of onafhankelijke informatiebijeenkomst. Voorkom zo onduidelijkheid over de status van de bijeenkomst.
2. Zorg voor een bredere informatiepositie
   Wanneer een politiek georganiseerde bijeenkomst veel aandacht krijgt, kan de raad of griffie overwegen daarnaast een aanvullende technische sessie of beeldvormende bijeenkomst te organiseren waarin ook andere kennisbronnen aan bod komen.
3. Verwijs naar bestaande kennis
   Raadsleden kunnen na afloop worden gewezen op beschikbare onderzoeken, adviezen of andere informatiebronnen die onderdeel uitmaken van het besluitvormingsproces. Zo ontstaat een bredere basis voor de uiteindelijke afweging.
4. Maak vooraf procesafspraken
   Bespreek binnen presidium of agendacommissie hoe wordt omgegaan met externe bijeenkomsten die invloed kunnen hebben op het politieke debat. Bijvoorbeeld of verslagen/presentaties een plek krijgen in het raadsdossier, wanneer aanvullende informatie wordt aangeboden en hoe voor iedereen duidelijk blijft welke bijeenkomsten onderdeel zijn van het formele besluitvormingsproces.

Wat levert dit op?

Politieke partijen hebben alle ruimte om eigen bijeenkomsten te organiseren en maatschappelijke zorgen te agenderen. En voor de raad als geheel is duidelijk welke informatie er onderdeel is van het formele besluitvormingsproces en welke bijeenkomsten een politiek of maatschappelijk initiatief zijn. Dat draagt bij aan transparantie en een zorgvuldig informatieproces.

Reflectievragen

• Is voor deelnemers duidelijk wie de bijeenkomst organiseert en met welk doel?
• Is helder welke rol deze bijeenkomst speelt in het totale besluitvormingsproces?
• Hebben raadsleden toegang tot een voldoende breed palet aan informatiebronnen?
• Zijn afspraken gemaakt over de relatie tussen externe bijeenkomsten en het formele raadsproces?