Inleiding

Er zijn rond dit onderwerp talloze onderzoeken, rapporten, ervaringsverhalen, sociale media-posts en bijdragen van deskundigen, bewoners en belangenorganisaties. Informatie is volop beschikbaar, maar niet altijd eenduidig. Bronnen spreken elkaar soms tegen, leggen verschillende accenten of trekken uiteenlopende conclusies. Soms is er zelfs sprake van onjuiste of misleidende informatie.

In zulke situaties kan de aandacht al snel verschuiven naar de vraag welke informatie juist is en welke niet. Maar er is niemand die de inhoud van informatie kan beoordelen en kan bepalen welke deskundige gelijk heeft. Dat is iets voor de ontvanger van informatie, in dit geval voor volksvertegenwoordigers. Griffiers en andere proces- en communicatieondersteuners zijn verantwoordelijk voor het ondersteunen van een zorgvuldig en transparant besluitvormingsproces.

De inhoud van informatie doet ertoe, maar de focus ligt op de manier waarop die informatie haar weg vindt naar de volksvertegenwoordiging. Welke deskundigen worden uitgenodigd? Hoe is een bijeenkomst ingericht? Krijgen deskundigen gelegenheid om op elkaar te reageren? Hoe worden ingekomen stukken verspreid? En hoe verhouden informele initiatieven en uitgesproken belangen zich tot het formele besluitvormingsproces? Op het eerste gezicht lijken dit vooral organisatorische keuzes. In de praktijk bepalen zij echter hoe volksvertegenwoordigers informatie ontvangen, vergelijken en wegen. Daarmee beïnvloeden deze keuzes de informatiepositie waarop politieke afwegingen worden gebaseerd.

Voor wie is deze handreiking bedoeld?

Deze handreiking is in de eerste plaats bedoeld voor griffiers, maar ook voor anderen die vanuit hun eigen rol betrokken zijn bij de voorbereiding en inrichting van bestuurlijke besluitvorming. Denk aan voorzitters, leden van agendacommissies, communicatieadviseurs, ambtelijke ondersteuners en organisatoren van informatie- en beeldvormende bijeenkomsten.

De verantwoordelijkheid voor een zorgvuldig besluitvormingsproces ligt immers niet bij één functionaris. Verschillende betrokkenen maken, ieder vanuit hun eigen rol en verantwoordelijkheid, keuzes die van invloed zijn op de informatiepositie van volksvertegenwoordigers. Welke informatie wordt beschikbaar gesteld? Welke deskundigen worden uitgenodigd? Welke werkvorm wordt gekozen? Hoe worden verschillende perspectieven zichtbaar gemaakt? Welke ruimte is er voor vragen, toelichting en reactie? En hoe wordt duidelijk gemaakt wat de status en herkomst van informatie is?

De casussen in deze handreiking zijn ontleend aan het dossier windenergie, maar de inzichten zijn breder toepasbaar. Ook bij onderwerpen als woningbouw, asielopvang, landbouw, gezondheid en de energietransitie kunnen uiteenlopende informatiebronnen, verschillende perspectieven en maatschappelijke betrokkenheid van invloed zijn op het besluitvormingsproces.

De casussen gaan niet over de vraag wie gelijk heeft of welke informatie doorslaggevend zou moeten zijn. Ze maken zichtbaar welke invloed proceskeuzes kunnen hebben op de manier waarop volksvertegenwoordigers informatie ontvangen en wegen. Iedere casus beschrijft een herkenbare praktijksituatie en verkent welke andere keuzes mogelijk waren.

De handreiking biedt daarmee geen blauwdruk voor het 'juiste' proces. Zij biedt handelingsopties en vragen die betrokkenen kunnen helpen om bewust keuzes te maken die passen bij hun eigen rol, de fase van besluitvorming en het doel van een bijeenkomst of informatievoorziening.

De centrale vraag in deze handreiking is: Welke proceskeuzes helpen volksvertegenwoordigers om informatie goed te kunnen wegen?